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Das Bezugspersonensystem nimmt eine Schlüsselstellung bei der Begleitung, Pflege, Förderung und Ausbildung von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen ein, die grundsätzlich an den individuellen Bedürfnissen des Einzelnen auszurichten sind. Beim Bezugspersonensystem ist jeder betreuten Person eine Bezugsmitarbeiterin oder ein Bezugsmitarbeiter zugeordnet, der oder die in besonderer Weise für das Wohl und die fachliche Betreuung des Einzelnen verantwortlich ist auch wenn weiterhin ein ganzes Team für die Gesamtbetreuung zuständig bleibt. Durch die Bezugsperson soll der Aufbau einer individuellen Beziehung gefördert, die Wahrnehmung der individuellen Interesse des Einzelnen sichergestellt und damit die Selbstbestimmung gewahrt und die Selbständigkeit gefördert werden. Bei der Bezugsperson sollen „die Fäden zusammenlaufen" und sie soll die Gesamtentwicklung und übergreifende Bedürfnisse der ihr als Bezugsperson anvertrauten Menschen besonders im Blick haben und sich für sie stark machen.
Basis ist die vertrauensvolle Beziehung zwischen der Bezugsperson und dem zu betreuenden Menschen, die sich im Idealfall über einen längeren Zeitraum erstreckt, auch wenn Wechsel grundsätzlich möglich und manchmal unvermeidbar (z.B. bei Stellenwechsel, längerer Krankheit, Ruhestand) sind. Einzelgespräche oder basale Kommunikation, insbesondere bei Menschen, bei denen ein Gespräch mit Worten kaum möglich ist, können die Beziehung zur Bezugsperson ebenso prägen wie gemeinsame Aktivitäten (z.B. spazieren und einkaufen gehen, Ausflüge, Urlaubsangebote), persönliche Begleitung (z.B. beim Stadionbesuch oder bei Bildungs- und Kochkursen) oder die Planung von persönlichen Festen (Geburtstag, Konfirmation, Jubiläen).
Das Bezugspersonensystem basiert auf dem Assistenzgedanken: soviel Begleitung und Unterstützung wie nötig, soviel Selbständigkeit wie möglich. Durch das Bezugspersonensystem soll ein geeignetes Gleichgewicht zwischen Nähe und Distanz, zwischen Unterstützung und Selbständigkeit geschaffen werden.